MEETING REPORT Jun 30th, 2021

Meeting report June 30, 2021
Tokyo International Toastmasters club meeting #377
*The meeting was held online via Zoom due to COVID-19 pandemic

トーストマスターズクラブでは、6月が年度末の月。そのため、今回が2020年度最後の例会となりました。会長TM K.K.さんは、例会の開会挨拶でクラブ役員の皆さんの活躍をねぎらい、TMOE(司会)のTM S.E.さんを紹介。1か月半にわたる広島出張を終えたばかりのTM S.E.さんの近況報告とともに、セッションが始まりました。

今夜の言葉は「節目」。TM T.M.さんは、お仕事で大きな進展があったばかりとのこと。晴れ晴れとした表情で、年度末を迎えるクラブにとってもふさわしい言葉を紹介しました。

計時係:TM N.K. 集計係:TM H.A. 文法係:TM M.A. 例会レポート係 TM K.M.

TM A.O.によるディスカッションが行われました。タイトルは、「毎日がトーストマスターズ・ミーティング」。全国にある225のトーストマスターズクラブのリストを画面で共有しながら紹介。「その気になれば毎日、どこかのクラブの例会に参加することができ、学ぶことができる」、という切り出しでセッションは始まりました。クラブメンバーのみんなに質問が投げかけられました。「他のクラブ例会に参加したことはある?」、「なぜ参加したことがないのかな?」、「参加する意義とは?」、「リアルの例会とオンライン例会のどちらがいい?」など。そのやりとりのなかで、日本語や英語を学ぶため、などクラブへの参加目的が明確なメンバーがいることや、オフライン例会時の2次会(飲み会)でスピーチ以外のコミュニケーションを楽しんでいるメンバーも多いことがわかるセッションでした。(またリアルに会える日が楽しみですね。)

ディスカッションの論評を行ったTM G.K.さん。ディスカッションのタイトルでメンバーに興味をもたせ、セッションの冒頭で「なるほど」と思わせた点など、よかったところを紹介しました。一方で200を超えるリストをみせるよりも、いくつかのクラブにフォーカスして紹介こともできたのではないかと、改善できる点を指摘しました。

TM N.K. による時間報告、またTM M.A. による「あー」「えー」などの不要な言葉の使用や、「今夜のことば」がどれだけセッション中に使われたか、についての文法報告が行いました。

つづいて総合論評を行ったTM R.T.さんは、TM G.K.さんがプロジェクトの目的(オンラインミーティングのファシリテーション)に沿った論評であったと伝えるとともに、クラブリストをセッション後に送る方法もあるのでは、と提案しました。

At the beginning of the session, TMOE TM S.E. shared with his recent experience at work. He was in Hiroshima for 45 days, working on a plant installation project at Fukuyama port. In installing the Chinese-made machines, he worked with an interpreter who was a Chinese lady. Working with her, he realized that there was no restroom facility for ladies on site. He shared his thoughts that it seemed like a ‘wake-up call’ to think and improve in light of gender equality.

Next. TM T.M. announced the word of the evening to be ‘milestone’.

Role takers
Timer: TM N.K. Vote counter: TM H.A. GRAHCO: TM M.A. Meeting Reporter TM K.M.

TM K.K. moderated the discussion session “Looking back on this year”. As the President of the club, he was going to finish his year-long tenure at the end of the session. For the discussion, he invited the 2020-2021 executives (R.T., S.E., M.A., N.H., R.K.) as panelists. Each answered to each of his question.

‘What did you try during this year?’- TM R.T. reflected that she tried to make it easier for the members to understand the merit of Pathways (the Toastmasters’ Education System). To do so, she introduced the mentoring system and held sessions for the members to explain about Pathways. TM R.K. also shared her challenge during her tenure as Treasurer, to communicate and convey the message clearly to ‘pay the membership fee in time!’

To the question about the challenges, he/she faced, TM N.H. shared her thoughts about the new challenge during this Pandemic. As the meetings changed from face-to-face to online, it became difficult to welcome guests warmly. To fulfill the role to welcome guests to the Club, she overcame that difficulty, for example, by sending personal chat during the meeting and sending following up emails to the guests. TM S.E. shared experience throughout the year, that he had to cancel the reservation of the meeting venue at the appropriate timing, in relation to the declaration of the state of emergency to minimize the unnecessary cost. At the end of the session, TM K.K. asked what message they want to pass on to their successors. TM M.A. shared her thoughts to enjoy the work at the Club.

Next, TM. F.G. evaluated the discussion. After pointing out the good points, he commented the points for improvements, for example to introduce the outline of the session at the beginning.

After the timer report by TM N.K. and the GRAHCO report by TM M.A., TM R.T. gave the general evaluation. (The session was a good opportunity to look back on the year, and to hear their efforts they made for the members. Thanks to everyone!)

Award Presentation
Best Evaluator: TM A.O.
Beast Speaker: TM G.K.

Business Session
TM T.R extended the invitation to the members to be the speakers at the next meeting on 14 July.