MEETING REPORT Jul 14th, 2021

Meeting report of #378 Tokyo International TMC meeting

<< New year >> 
We, Toastmasters, celebrate the new year in July because on July 1 a new Toastmasters club year begins! New officers of the club are appointed and its tenure is starting in July until next June.

<< Overall agenda of the meeting>>
The meeting was held online (zoom) in response to the declaration of the state of emergency.

To make efficient use of time, the agenda and time schedule of the meeting had been prepared by TMOE (Toast Master of the Evening), as follows:

First half

1.English session

  • Greeting and Role introduction
  • Prepared speech (two speeches)
  • Evaluation for Prepared speech

Second half

2.Japanese session

  • Prepared speech (one speech)
  • Table topics
  • Evaluation for Prepared speech
  • Award for Best Speaker, Best Evaluator, Best table topic speaker

3.Inauguration ceremony of new club officers

In this meeting, we had a special agenda: “Inauguration ceremony for new officers”! We welcomed TM H, Area 93 Director, to the meeting for the installation ceremony.

<< 1. English session >>

  • Greeting

TM K, the former president, made an opening remark and introduced TM G as TMOE. The TMOE is one of the crucial roles to play in a meeting. The role is to handle the overall meeting like a host.

As starting remark, TMOE TM G introduced “the arrival of Perry to Japan“, as one historical event happened on the same day (14th of July) in 1853.

And he also introduced the meeting agenda by presenting a visual structure. We were able to easily understand the whole agenda at a single glance!
– Word of the Evening
TM H introduced Word of the Evening: “Embark”. It is a very suitable word because July is for us to embark on a new year.

Word of the Evening is for building up our vocabulary and is encouraged to use in the meeting.
– Role introduction

Each role taker explained the role.

Timer: TM A, Vote counter: TM G (double role), GRAHCO: TM Y, Meeting report: TM Y (double role)

  • Prepared Speech

We had two speeches to be delivered.

First speech: TM T (New president), Speech title: “ Toast to TITMC!! ”

She firstly looked back at the club activity in the last year (till June), and asked members what kind of reflections they have in the last year. TM H’s and TM K’s speeches as her memorable ones in the last year. She admired we were united to support despite the difficult situation due to the pandemic.

Then, she spoke about the future of the club. She acted as a “fortune teller” using a “crystal ball” and forecasting the future of this club as: “TM H, no worry about a call for speakers… You will have many speaker candidates!” “TM A, you would be so busy… cause you will have many guests!” Acting fortune teller and using crystal ball was so impacting to mention the future 🙂

Finally, she introduced that this new year will be our 15th year anniversary.

Second speech: TM N, Speech title: “ Mandala ”

To begin with his speech, he introduced Mandala to everyone. Mandala, whose original meaning is round shape, is a pictorial representation of the teachings of Buddhism.

He introduced the mathematical beauty of the Mandala, by presenting how to draw it. At first, a simple scheme to draw Mandala was shown. Then, he used an Excel spreadsheet to show us the manual making process of how to draw a more elaborate Mandala!

It was the great first time for most of us to experience the mathematical beauty and art of Mandala, and his step-by-step explanation helped us understand it more! Using an Excel spreadsheet in a speech was so unique too.

  • Evaluation

Evaluation is to give feedback for prepared speech. In Toastmasters, there is no teacher-student relationship, so members become speakers and evaluators for each other.

Evaluation for TM T’s speech: TM O
– Admired her achievement of topic program

– It was a good toast speech

– It was good to mention about TM H’s and TM K’s speeches as memorable

– Using Crystal ball was the unique way to forecast fortune telling

– Two pieces of Advice: Back view to be more mysterious to match with a fortune-teller; Using more elegant glass to be better to make a toast

Evaluation for TM N’s speech: TM K.K
– It was good to introduce Mandala at the beginning so that everyone can understand the topic.

– It was good visual aid usage, like a magician.

– Two pieces of advice: To be more interactive with the audience; To make the message (what to tell) more clear

  • General Evaluation

TM G.K was the general evaluator. To begin with, he re-confirmed with everyone the purpose of the General Evaluation role. General evaluation has two purposes: to evaluate the evaluators and to review the entire meeting.

  • There was a synergy (interaction) between members in the meeting. Pointing out something missed and responding.
  • For TM O’s evaluation, it would be good to mention a humor point as well as a serious point.
  • For TM K.K’s evaluation, it was good to mention that TM N introduced Mandala at the beginning of his speech.
  • For GRAHCO, It was good to pick up the specific words from each speech for the introduction of good expression. Good to use the way of mentioning “I like…”

【後半】  日本語の部

–          準備スピーチ

–          テーブルトピックス

–          論評

–          表彰(ベストスピーカー、ベスト論評者、ベストテーブルトピックスピーカー)


– 今夜の言葉
英語の部に引き続き、TM Hさんより「門出」が紹介されました。

– 役割紹介

計時係: TM Aさん, 集計係: TM Gさん(ダブルロール), 文法係: TM Y, 例会レポート係: TM Y (ダブルロール)

– 準備スピーチ(1本)
日本語の部の準備スピーチは、TM Aさん。タイトル: “ あの本 ”


TM Aさんの読書との出会いについて、幼少期から成長するにつれて、どのように読書に出会い・読書が好きになったかを語ってくれました。 幼少期のTM Aさんはスポーツ派で、あまり読書は嗜まなかった。高校生になり、周りの生徒がみんな本を読んでいて、読書に感化された。「星の王子さま」との出会い。大学生になり、読書を通じて教養を得ることの大切さを実感。社会人になり、お子様の出産を機に「守るべきもの」の存在を実感。日本の伝統、文化、コミュニティを伝えていくために、大切なものは目に見えないからこそ教養が大切。

「星の王子さま」とその名フレーズである「大切なものは目に見えない」をうまくスピーチの中で活用されていて、読書の大切さのメッセージが補強されて印象的に伝わってきました。 画面の中での動きも効果的で見習いたいと感じました!

– 論評:TM N.Kさん







– テーブルトピックス

即興スピーチのことです。担当者がその場でお題(設問)を提示し、スピーカーを指名します。 指名されたスピーカーは設問に対して即興でスピーチを返します。事前に準備をして臨む準備スピーチとは異なり、即興スピーチ力が問われます。

TM Hさんが担当でした。通常お題は事前に担当者が準備してくるものですが、今回TM Hさんは「この日のスピーチを聞いてから即興でお題を考えた」ということで、お題を出す側も即興というチャレンジをしました!

お題①「誰にスピーチを捧げたいですか?」 →TM Oさん:20歳の若者に向けて、若さを大切に!と伝えたい。若さは取り戻したくても取り戻せない。

お題②「どういうものに美しさを感じますか?」 →ゲストのArea93 Director, TM Hさん:自然に美しさを感じる。なぜ自然に美しさを感じるか?それは、生きるために必要だから、そして、人間が求めているものであるから。ロマン。

お題③「あたなに影響を与えた作品は?」 →TMOE TM Gさん:読書が自分の人生に影響を与えてきた。天文学の一般向けの本を読み、学者になりたかった。

– 総合論評
TM G.Kさんによる、日本語の部の締めくくりの総合論評がありました。論評者に対する論評と、例会全体へのコメントを行うのが、総合論評の目的です。

– TM Aさんのスピーチの際に、計時係を率先して買って出てサポートした

– TM N.Kさんの論評に対して: 論評のはじめにオープニングがあった(ストーリーテリングについて)、TM Aさんのスピーチの一部について「覚えていないんですけど・・・」と言ってしまったのは、グッとこらえると良かった

– TM Yの文法係のコメントでも今夜の言葉「門出」を使った

(- TM Yの文法係の報告で言い忘れてしまいましたが、TM Aさんのスピーチの中でも一度「門出」を使われていました!)

– TM GさんのTMOE、普段とは違うアジェンダもあって、スケジュールがタイトにもかかわらず、しっかりと時間通りに進行してくれた

– 表彰

ベストスピーカーは、TM Aさん

ベスト論評者は、TM N.Kさん

ベストテーブルトピックスピーカーは、TM Oさん

 通常のプログラムに引き続き、役員就任式が行われました。進行は、Area93ディレクターのTM Hさんに行っていただきました。

冒頭、前会長のTM K.Kさんより退任の挨拶があり、クラブメンバーへの感謝の意と、先期本クラブが「Select Distinguished Club」に選出された旨紹介がありました。TM K.Kさん、本当にお疲れ様でした!

TM Hさんから、各新役員に対して、任命式がありました。「この職務を自身の能力の限りを尽くして実行しますか」と問いかけがあり、各新役員から「はい、実行します」という宣誓で応えました。

最後に、新会長のTM Tさんより、会長就任の挨拶がありました。

「メンバーが同じ目線に立って、客観的・建設的フィードバックを行う場である。 スピーチを媒介して、相互にアドバイスやフィードバックを送りあう贈与のコミュニティである。 会長として、豊かな循環を助けたい。」 TM Kさん、よろしくお願いいたします!

盛りだくさんの内容でしたが、新年度1回目の例会は、予定通りに終了しました。TMOE TM Gさん、お疲れ様でした! 皆様、新年度も、よろしくお願いいたします!

Reported by TM Y